•   关于印发《昌平区社保所业务档案管理办法(试行)》的通知

      各镇政府、街道办事处和北企公司:

      为加强和规范我区社保所业务档案管理,维护民生档案真实、完整和安全,发挥档案服务民生作用,推进档案管理工作规范化、制度化、信息化建设,使档案管理工作与社保所业务工作同步发展,结合实际情况,区档案局、区人力社保局和区民政局共同研究制定了《昌平区社保所业务档案管理办法(试行)》,现予印发,请各单位遵照执行。

      附件:1.昌平区社保所业务档案管理办法(试行)

      2.昌平区社保所业务档案归档范围与保管期限表

      北京市昌平区档案局 北京市昌平区人力资源和社会保障局 北京市昌平区民政局

      2014年11月27日

      附件1

      昌平区社保所业务档案管理办法(试行)

      第一条 为加强和规范社保所业务档案管理,维护民生档案真实、完整和安全,发挥档案服务民生作用,推进档案管理工作规范化、制度化、信息化建设,使档案管理工作与社保所业务工作同步发展,根据《北京市实施〈档案法〉办法》及市、区有关规定,结合我区实际,制定本办法。

      第二条 社保所形成的业务档案,适用本办法。

      第三条 本办法所称社保所业务档案(以下简称业务档案),是指社保所在办理促进就业和社会保障业务过程中,直接形成的具有保存和利用价值的各种文字材料、电子文档、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。

      第四条 区档案局负责全区社保所业务档案管理工作的监督和指导;区人力社保局负责全区社保所社保业务档案的规范和审核;区民政局负责全区社保所民政业务档案的规范和审核。

      镇(街道)应承担并履行对社保所档案工作的主体责任,具体负责对社保所业务档案管理工作的组织实施,切实保障社保所开展档案工作所需经费并将其列入年度财政预算。

      社保所负责业务档案的收集、整理、归档、保管、统计、利用、移交等工作。

      第五条 社保所须设置档案室,配备专或兼职档案管理员和必要的设施,确保档案管理的安全与统一。根据需要配备适应档案现代化管理要求的技术设备,保证档案工作的正常开展。

      社保所应按60平方米/万卷配置业务档案库房,有条件的社保所,档案库房、阅览室、办公室应按要求分设。档案库房应满足防盗、防火、防潮、防光、防尘、防鼠、防虫、防高温等档案安全保管要求。

      按照保存档案的载体类型,应配备存放纸质档案的活动密集架、档案柜,以及存放磁性载体档案的防磁柜。

      档案室需配备计算机、激光打印机、扫描仪、数码相机、空调、防盗门窗等设备。

      第六条 社保所在本镇(街道)主管领导的指导下开展档案工作,接受本镇(街道)档案员的业务指导和监督,各业务窗口应明确一名兼职档案员,负责本窗口业务档案的收集、整理和移交工作。

      社保所专(兼)职档案员应参加区档案局举办的档案人员岗位培训,并保持人员相对稳定。档案员调动或调整工作岗位时,需做好档案交接手续,确保档案的安全与完整。

      第七条 社保所应认真落实档案保管、保密、利用、移交、鉴定、销毁等管理规定,保证业务档案及时收集、妥善保管、有序存放,严防损毁、遗失和泄密。

      第八条 社保所应对照《昌平区社保所业务档案归档范围和保管期限表》,将办理业务过程中形成的记录、证据、依据等文件材料及时归档,并在规定时间内,移交档案室集中统一管理。

      档案收集。各业务窗口档案员按照“办结完毕业务”的时间顺序收集业务文件材料。社保所档案员定期将办结完毕的业务文件材料进行收集汇总。业务档案收集须做到应收尽收,应管尽管,确保归档材料齐全、完整、手续完备。

      档案整理。业务档案一般按年或月整理组卷,不同保管期限、不同年度的业务档案应单独组卷,不得混合整理组卷。每日工作结束前,业务经办人员按当日业务办理时间顺序对各类业务档案进行分类和初步整理。每月底前,由业务窗口档案员按业务办理时间顺序对当月业务档案进行分类、整理。业务档案附有金属物的应予剔除,破损的材料予以修复,易褪变的材料(如复写纸、传真热敏纸等)予以复制,复制件与原件一同归档,纸型规格一致,档案折叠整齐美观。归档材料页码应按顺序在有信息内容的文件正面右上角和反面左上角用2B铅笔标注,不得出现重号、空号、错号。

      档案装订。每月5日前,各业务窗口档案员应将上月业务档案及时装订。装订业务档案应严格按照档案装订的有关规定操作,每本档案厚度在80页左右。装订内容应包括档案封皮、卷内目录、归档文件、备考表、封底等,并按此顺序排列,采取左侧三孔一线方式装订。档案封皮填写内容应包括镇(街道)名称、案卷题名、文件起止时间、保管期限、案卷号等。备考表填写内容应包括本卷情况说明、立卷时间、立卷人、检查人等。

      档案移交。各业务窗口档案整理完成后,须经社保所档案员审核,符合归档要求的,由社保所档案员和窗口档案员双方签字确认后,移交档案室管理。不符合要求的,退回经办人员限期整改,合格后方可移交。

      第九条 业务档案分类应根据社保所业务经办的规律和特点,以方便归档整理和检索利用为原则,采用“年度--业务类别”或“业务类别--年度”的方法对经办业务材料进行分类、整理,并及时编制卷内目录、案卷目录等。社保所档案员应当对接收的档案及时进行分类、整理、编号、入库保管,并编制索引目录。业务档案目录每年6月底前移交镇(街道)档案室集中保存。业务档案包括以下十四类:

      (一)失业管理类

      (二)就业管理类

      (三)无档人员管理类

      (四)农村劳动力管理类

      (五)外埠人员社保管理类

      (六)城镇居民医疗保险管理类

      (七)社会化退休管理类

      (八)社会保障卡管理类

      (九)医药费报销管理类

      (十)征地转非管理类

      (十一)劳动者权益管理类

      (十二)公益性就业组织管理类

      (十三)死亡丧葬费管理类

      (十四)低收入和低保管理类

      第十条 业务档案的保管期限分为永久和定期两类。定期保管期限分为50年、30年、10年。具体归档范围和保管期限,各社保所可结合《昌平区社保所业务档案归档范围和保管期限表》和实际业务范围进行划定。保管期限的起始时间,为形成之日的次年1月1日。

      第十一条 社保所须认真开展室藏档案数字化工作,积极推行档案存储数字化和利用网络化,各镇(街道)应将社保所档案信息化纳入本单位信息化建设整体规划,统一部署,同步实施,在人力、财力、物力上统筹安排。

      第十二条 社保所档案员每年应积极开展档案编研工作,包括大事记、基础数字汇编等。

      第十三条 社保所应严格落实《档案借阅制度》。内部工作人员需查阅业务档案时,应严格履行档案借阅手续。外部人员需查阅档案时,应向形成档案的社保所提出申请,经同意后,由业务窗口工作人员按照《档案借阅制度》有关要求办理借阅手续。业务档案一般不外借。因特殊情况需要将档案借出时,须经镇(街道)主管领导批准,借出时间一般不超过十天。

      第十四条 对已到期的业务档案应定期进行鉴定。镇(街道)应组织成立由镇(街道)档案员,社保所负责人、业务人员和档案员组成的业务档案鉴定小组,负责鉴定已到期档案并提出意见。鉴定中如发现业务档案保管期限划分过短,有必要继续保存的,应当重新确定保管期限。

      第十五条 对经过鉴定可以销毁的业务档案,社保所应编制销毁清册,经镇(街道)主管领导批准后,分别报区人力社保局和区民政局备案,方可由镇(街道)档案员组织销毁。未经鉴定和批准的业务档案,不得销毁。社保所应指派人员全程监督业务档案销毁工作。监督人员须在销毁清册上签名,并注明销毁方式和时间。销毁清册永久保存。

      第十六条 社保所档案员应做好业务档案统计工作。永久保存的业务档案,按照有关规定,须随同镇(街道)档案一并向区档案馆移交。

      第十七条 社保所档案员应充分发挥业务档案事后监督、内部控制的作用,发现业务差错或违规问题应填写《档案业务监督限期整改通知书》,通知相关窗口限期整改。

      第十八条 社保所有下列行为之一的,由区档案局、区人力社保局、区民政局和各镇(街道)责令限期改正,并对直接负责的工作人员、主管人员和其他直接责任人员依法予以处理;给单位或者个人造成损失的,依法承担赔偿责任。

      (一)不按规定归档或者不按规定移交档案的;

      (二)伪造、篡改、隐匿或者擅自销毁档案的;

      (三)玩忽职守,造成档案遗失、损毁的;

      (四)违规提供、抄录档案,泄露用人单位或者个人信息的;

      (五)违反社会保险业务档案和国家档案法律、法规的其他行为。

      第十九条 业务档案中涉及会计、电子文档等档案材料,国家有特别规定的,从其规定。

      第二十条 本办法自2015年1月1日起施行。

      第二十一条 本办法由区档案局、区人力社保局、区民政局按职责分工进行解释。

      附件2

    昌平区社保所业务档案归档范围与保管期限表

      编号

      类别

      归档范围

      保管期限

      1

      失业管理类

      1.1

      失业登记

      材料

      登记失业人员告知书(存根)

      10年

      失业登记申请审核表

      就业失业登记个人信息采集(变更)表

      失业登记地点变更申请表

      其他相关审核材料(如身份证复印件等)

      1.2

      失业金待遇 领取材料

      失业人员申领失业保险金登记表

      30年

      北京市失业人员失业保险金预核定单

      失业人员失业保险金登记卡

      失业人员失业保险金预申领单

      失业人员领取失业保险金明细表及停领原因

      1.3

      失业人员 培训材料

      失业人员培训登记台帐

      10年

      参加培训人员花名册

      1.4

      失业档案 管理材料

      失业人员档案转移台账

      永久

      2

      就业管理类

      2.1

      就业登记

      材料

      个人就业登记表及相关材料

      永久

      提档通知单

      用人单位招用人员就业登记表

      单位办理招工相关审核材料

      2.2

      农村劳动力 就业管理

      材料

      农村劳动力个人基本情况表

      永久

      北京市农村劳动力转移就业登记表(确认)

      身份证、户口本、学历证明等其他相关材料

      2.3

      就业培训 管理材料

      个人求职登记

      10年

      就业指导表

      回访登记

      用人单位用人需求台帐

      用人单位招聘信息台帐

      社保所向用人单位推荐求职人员情况统计表

      2.4

      2.4

      灵活就业 审批材料

      灵活就业 审批材料

      自谋职业、自主创业和灵活就业人员个人就业登记表及相关材料

      10年

      10年

      灵活就业人员享受社会保险补助协议书

      灵活就业人员核查花名册

      市局申请享受灵活就业社会保险补贴批复

      停止灵活就业人员享受社会保险补贴审批表

      停止灵活就业人员享受社会保险补贴花名册

      灵活就业统计表、台账、社会保险补贴人员花名册等材料

      2.5

      自谋职业 审批材料

      自谋职业社会保险补贴申请表及相关材料

      10年

      自谋职业人员享受社会保险补助协议书

      自谋职业人员核查花名册

      市局申请享受自谋职业社会保险补贴批复

      3

      无档人员管理类

      3.1

      无档人员社保申请材料

      北京市社会保险参保人员增加表

      10年

      无档案人员延期缴纳社会保险费申办单

      无档案人员延期缴费申请

      无档案人员延期缴纳社会保险情况台账

      3.2

      无档人员社保停止材料

      北京市社会保险参保人员减少表

      10年

      个人终止参保情况说明材料

      4

      农村劳动力管理类

      4.1

      农村劳动力 社保申请

      材料

      申请农民缴纳社会保险告知书(存根)

      10年

      北京市农村劳动力缴纳社会保险费申办单

      北京市社会保险参保人员增加表

      4.2

      农村劳动力 社保停止

      材料

      个人终止参保情况说明材料

      10年

      北京市社会保险参保人员减少表

      5

      外埠人员社保管理类

      5.1

      5.1

      外埠人员社保申请材料

      外埠人员社保申请材料

      北京市社会保险参保人员增加表

      10年

      10年

      外埠户籍参保人员延长缴费申请表

      外埠户籍参保人员延长缴费证明

      北京市延长缴纳社会保险费申办单

      5.2

      外埠人员社保停止材料

      北京市社会保险参保人员减少表

      10年

      社会保障卡补办申办单

      6

      城镇居民医疗保险管理类

      6.1

      城镇居民医疗保险登记材料

      个人参加城镇居民基本医疗保险信息登记表(包括变更表)

      10年

      个人参加城镇居民基本医疗保险材料

      6.2

      城镇居民医疗保险征缴材料

      城镇居民医疗保险征缴相关材料

      10年

      7

      社会化退休管理类

      7.1

      失业人员病退审批材料

      劳动能力鉴定、确认申请表

      50年

      个人情况书面说明

      病退职工申请劳动能力鉴定须知(告知书)

      7.2

      失业人员退休审批材料

      退休人员登记表

      50年

      退休名单分类汇总表

      特殊工种退休公示表

      个人退休申请

      其他有关材料

      7.3

      灵活就业退休审批材料

      灵活就业人员退休申请材料(申请、个人相关证件复印件)

      50年

      退休审批表

      北京市社会保险人员增加表

      7.4

      退休人员异地资格认证材料

      异地退休资格认定表

      50年

      7.5

      无保障人员 退休审批

      材料

      申请办理无保障养老金材料

      50年

      8

      社会保障卡管理类材料

      社会保障卡补办申办单

      10年

      身份证复印件

      北京市社会保障卡发行回执单

      申领或挂失(补办)社会保障卡台账

      9

      医药费报销管理类材料

      药费报销登记表

      10年

      北京市医疗保险(门诊、住院、手工)费用审核表

      药费报销领卡登记表

      报销药费台账

      10

      征地转非管理类材料

      征地转非确认表

      永久

      征地转非公证书

      征地转非社会保险征缴表

      11

      劳动者权益管理类材料

      劳动监察动态报表

      10年

      建筑施工企业劳动用工汇总表

      企业用工检查汇总表

      街道调解中心劳动争议调解情况报表

      劳动合同届满情况年报

      劳动合同履行情况季报

      11

      劳动者权益管理类材料

      用人单位用工情况登记表

      10年

      用人单位基本信息采集表

      用人单位基本信息台账

      解决建筑工地农民工工资拖欠问题的相关记录

      12

      公益性就业组织管理类材料

      用人单位人员就业登记表

      10年

      北京市就业特困人员认定表

      就业特困人员家庭收入证明材料

      公益性人员劳动合同

      就业特困人员就业托底安置申请认定表及相关材料

      13

      死亡丧葬费管理类

      13.1

      社会保障人员死亡丧葬费申 请材料

      死亡证明

      10年

      退休人员死亡登记表

      13.2

      城乡无丧葬补助居民丧葬补贴申请材料

      北京市城乡无丧葬补助居民丧葬补贴申请表

      30年

      居民死亡医疗证明(推断)书或公安机关出具的死亡证明复印件

      火化证明/街道(镇)土葬证明/回民殡葬管理处土葬证明/亡者户籍注销证明材料

      申请人(经办人)证明、身份证复印件

      北京市城乡无丧葬补助居民丧葬补贴公示书

      年度发放丧葬补贴花名册

      年度无丧葬补助居民申请丧葬补贴汇总表

      14

      低收入和低保管理类

      14.1

      14.1

      低保申报材料

      低保申报材料

      北京市城乡居民最低生活保障待遇申请书

      10年

      10年

      北京市城乡居民最低生活保障待遇审批表

      个人申请材料

      户口本和身份证复印件

      申请享受城乡低保待遇家庭非固定岗位工作人员收入证明

      申请社会救助家庭经济状况等级表及声明书

      与低保对象签定的协议书

      个人保证书

      居(村)委会城乡低保工作评议小组会议记录

      村(居)委会证明

      北京市申请享受城乡社会救助家庭情况公示记录

      申请城乡居民社会救助待遇入户调查表

      其他证明材料(疾病诊断证明、残疾证明、释放证明、学校证明、存折复印件等)

      14.2

      北京市低收入家庭认定申请登记表

      北京市低收入家庭认定表

      低收入 申报材料

      北京市低收入家庭认定申请书

      10年

      北京市低收入家庭认定评议意见书

      申请北京市低收入家庭认定基本情况公示书

      居(村)委会城乡低收入家庭认定工作评议小组会议记录

      北京市申请享受城乡社会救助家庭情况公示记录

      个人申请

      家庭成员身份证复印件、户口本复印件

      城乡低收入家庭非固定岗位工作人员收入证明

      城乡低收入家庭认定在职人员收入证明

      村(居)委会证明

      申请社会救助家庭经济状况登记表及声明书

      其他证明材料(疾病诊断证明、残疾证明、释放证明、学校证明、存折复印件等)

      14.3

      低保户高等教育新生入学救助申报材料

      北京市高等教育新生入学救助待遇申请审批表

      10年

      北京市高等教育新生入学救助待遇情况反馈表

      低保证、低收入证复印件

      身份证、户口本复印件

      普通高校录取通知书复印件

      学校收费发票复印件

      14.4

      电费补贴材料

      城乡低保电费补贴明细表

      10年

      14.5

      燃煤自采暖 材料

      城乡低保燃煤自采暖名单

      10年

      14.6

      新农合材料

      农村低保户参加新型合作医疗补发款

      10年

      14.7

      两节过节费 材料

      城乡低保两节走访花名册

      10年

                                                                                                                   北京市昌平区档案局办公室 
                                                                                                                               2014年11月27日印发

     

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