昌平区立档单位纸质档案数字化验收标准

点击量:     来源:北京市昌平区档案局     时间:2018年05月10日    作者: 北京市昌平区档案局
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  昌平区立档单位纸质档案数字化验收标准

  

  昌平区立档单位数字化验收具体标准如下:

  一、验收范围

  全部纸质档案数字化扫描数据,包括著录目录和纸质档案数字化扫描数据。

  二、验收标准

  (一)著录目录部分

  1.著录项目齐全(著录项详见附件1)。

  2.著录内容是否完整、准确、规范。

  3.著录目录条目与纸质档案扫描数据一一对应。

  (二)数字化图像部分

  1.图像文件能够正常读取、存储文件格式须为JPEG格式。

  2.图像文件保证完整、清晰;图像文件纸张方向应与实体档案纸张方向一致,避免图像出现倾斜。

  3.图像文件分辨率不得低于200dpi

  4.图像文件按照指定路径进行存储并保证图像与文件夹命名均正确。

  (1)图像存储路径:

  案卷级存储路径 盘符名称/全宗号/目录号/案卷(全宗号-目录号-案卷号)/图像文件。

  如:26号全宗,1号目录,第1卷,

  存储路径应为:d:/0026/001/0026-001-0001/图像文件……

  文件级存储路径 盘符名称/全宗号/目录号/年度/件(全宗号-目录号-年度-件号)/图像文件

  如:26号全宗,3号目录,2006年第1件,

  存储路径应为:d:/0026/003/2006/0026-003-2006-0001/图像文件……

  2)图像文件重命名:  

  案卷级 全宗号-目录号-案卷号-页号

  (或者:全宗号-目录号-案卷号-件号-页号

  如:26号全宗1号目录第1卷第一1件第1页,

  图像重命名为:0026-001-0001-001

  (或者:0026-001-0001-0001-001

  文件级 全宗号-目录号-年度-件号-页号

  如:26号全宗3号目录2006年第1件第1页,

  图像重命名为: 0026-003-2006-0001-001

  其中,全宗号为4位阿拉伯数字、目录号为3位阿拉伯数字、案卷号为4位阿拉伯数字、年度为4位阿拉伯数字、件号为4位阿拉伯数字、页号为3位阿拉伯数字,不足位数均用“0”补齐。

    

  附件1

    1.案卷级档案著录

    (1案卷目录著录字段

  序号

  字段名称

  选择项

  1

  全宗号

  必选

  2

  目录号

  必选

  3

  案卷号

  必选

  4

  题名

  必选

  5

  

  必选

  6

  年度

  必选

  7

  保管期限

  必选

  8

  备注

  

  

  2)卷内目录著录字段

  序号

  字段名称

  选择项

  1

  全宗号

  必选

  2

  目录号

  必选

  3

  案卷号

  必选

  4

  件号

  必选

  5

  页号

  必选

  6

  责任者

  必选

  7

  文号

  必选

  8

  题名

  必选

  9

  时间

  必选

  10

  保管期限

  必选

  11

  密级

  必选

  12

  载体类型

  

  13

  控制使用符

  

  14

  附注

  

  15

  保管单位名称

  

  16

  鉴定结果

  

  

  2.文件级档案著录项字段内容

  序号

  字段名称

  选择项

  1

  全宗号

  必选

  2

  目录号

  必选

  3

  年度

  必选

  4

  件号

  必选

  5

  责任者

  必选

  6

  文号

  必选

  7

  题名

  必选

  8

  日期

  必选

  9

  页数

  必选

  10

  保管期限

  必选

  11

  开放状态

  

  12

  密级

  必选

  13

  备注

  


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